Na time management je pozdě

Máte už dokonale zorganizovaný diář, synchronizované aplikace a nastudovanou nejnovější variantu GTD. Přesto se dostáváte do presu, vaše tělo vám posílá alarmující signály a ve vztazích kolem vás to začíná skřípat. Jak je to možné? Proč je únava a přetížení stále skloňovanějším pojmem a civilizační choroby jsou na vzestupu? Skutečně nám přestávají techniky time-managementu stačit?

Tak nás to dohnalo. Fantastický technologický pokrok umožňující práci kdykoliv a odkudkoliv byl tou příslovečnou poslední kapkou. Osvobozující možnost být vždy a všude k zastižení na své rubové straně přinesla neopadající komunikační a informační tsunami, která se na nás přivalila – načež mnoho z nás zjistilo, nebo teprve zjistí, že se nikdy neučili, jak ji včas rozeznat a dostat se před ní do bezpečí. S použitím jiné analogie – nevyhořet.

Neustále se zvyšující nároky na lidskou výkonnost v práci už zkrátka konečně dotlačily naši schopnost zvyšovat svou produktivitu na tvrdý limit toho, co jsme biologicky schopni zvládnout. Což je – překvapení – dobrá zpráva. Proč? Protože do celkem všudypřítomného schématu Tlak => Výkon => Výsledky se nám (ať chceme nebo ne) vtlačí ještě jeden drobný faktor, na který se paradoxně snadno zapomíná, a upraví ho na přece jen do budoucna nadějnější tvar (Vize + Prostředí) => Lidi => Výkon => Výsledky.

Podle průběžného globálního průzkumu (již přes 150 000 respondentů) prožívá dnes až 74 % zaměstnanců „osobní energetickou krizi”. I když se povzneseme nad obvyklý balast pramenící z faktu, že ten, kdo dané jevy zkoumá, k nim také prodává řešení, dá se stále předpokládat, že realita každodenního snažení většiny lidí není co do jejich pocitu spokojenosti s osobní efektivitou zrovna nejrůžovější. A ještě větší strašák vykukuje z kritérií, která tento pocit zakotvují v objektivizovaných parametrech. Namátkou:

Spím pravidelně alespoň 7-8 hodin a probouzím se svěží? Nemám potíže soustředit se na jednu věc a eliminovat zdroje vyrušování (e-mail, telefon, kolegové…)? Věnuji v práci dostatek času tomu, co umím nejlépe a co si nejvíce užívám? Pokračování si jistě umíte představit a stejně tak to, jak by vypadaly vaše vlastní odpovědi i odpovědi lidí kolem vás, ve vašem týmu, ve firmě.

Ať už se na to podíváme z kterékoli strany – zaměstnanců, zaměstnavatelů, managementu, akcionářů – nadkritický počet negativních odpovědí na podobné otázky představuje černou díru produktivity, kterou stálé zvyšování tlaku na výsledky dokáže zacelit jen velmi krátkodobě. Z hlediska dlouhodobější udržitelnosti růstu je to pak vyloženě nepraktická záležitost. Když už nic jiného, stále dokola obnovovat (chápej „vyměňovat”) předčasně vyčerpané „zdroje” není zrovna ta nejekonomičtější cesta k výsledkům. Tou by logicky naopak mělo být prostředí nastavené na fungování na úrovni udržitelného optima výkonnosti. A to je přesně doména, kde přichází ke slovu „energy management” – schopnost jednotlivců i celých organizací mobilizovat, zaměřovat a kvalitně obnovovat energii.

Dle žijícího klasika a „energy celebrity” Tonyho Schwartze „nikoli hospodaření s časem, ale hospodaření s energií je klíčem k maximální produktivitě” v dnešním (a zítřejším) pracovním světě. Time management samozřejmě není passé, a kdo ještě není GTD-master a/nebo nežije v zenem projasněné jednoduchosti podle Babauty, má co dohánět. Potíž je v tom, že ani skvěle zvládnuté hospodaření s časem stejně nebude stačit – pokud se nenaučíme lépe a vědoměji hospodařit s energií.

Jeden z klíčových faktů, který je třeba si v této souvislosti uvědomit, se týká „celostnosti”. Většina z nás „pracujících hlavou” si už od dob povinné školní docházky osvojila z pohledu naší přirozenosti velmi vykolejený návyk přetěžovat jednu energetickou rovinu – myšlení. Hlava nám jede na plné obrátky většinu dne, až pak někdy večer a o víkendech zjistíme, že nejde vypnout. Podobně přetížená bývá v našem kulturním prostoru často i rovina emoční – ne snad, že by byla v takové vědomé permanenci jako myšlení, nicméně naloženo mívá také pořádně – emoce do práce přece nepatří, takže je různě odsouváme, izolujeme, odkláníme, ignorujeme. Což stojí spoustu energie, a tudíž snižuje naši celkovou výkonovou kapacitu.

Druhá strana houpačky je pak často naopak úplně dole – v důsledku nezatěžování či zanedbávání zbylých dvou rovin. Jak vědomě podporujeme svou mentální výkonnost fyzickým pohybem a stravou? Jak a čím pomáháme svému tělu, aby nám poskytlo tu nejzákladnější formu energie pro všechny ty ostatní sofistikované kratochvíle? Jak moc a často jsme vědomě v kontaktu se svými základními hodnotami? Jak máme uchopené jejich propojení s každodenní pracovní realitou a nějakým smysluplným přesahem toho, na co každý den vynakládáme úsilí?

Není to vlastně nijak převratná myšlenka, jen je zrovna na startu grandiózní comeback jízdy. Co je dnes jistou podivností zavánějící new age a ezo-nálepkami se s jistotou stane (a na západ od nás už stalo) mainstreamem zítřka.

Takže: přirozené nastavení lidského organismu vyžaduje cyklické střídání výdeje a obnovy energie – a to na všech úrovních, na nichž ji umíme rozeznávat. 

Abychom tedy jako jednotlivci i celé organizace měli šanci držet krok s tím, kam svět práce a byznysu tryskem posouvají moderní technologie a vývoj globální ekonomiky, potřebujeme především začít dohánět jeden zásadní deficit ve všeobecném vzdělání – cíleně se učit dovednostem pro hospodaření s vlastní energií. Vědomí smyslu. Soustředění a relaxace. Dokončování tvarů. Emoční konto. Výživa pro mozek. Aerobní pohyb… (správně, celostně).

A kromě toho samozřejmě také vytvářet si ve firmách fyzické, mezilidské a procesní podmínky pro to, aby všechna ta kvanta vynakládané energie mohla být vynaložena účelně. K tomu nám dopomáhej aplikovaná psychologie, selský rozum, osvícené Human Relations a lidský faktor v managementu.

celý článek na portálu HR Kavárna: Na time management je pozdě. Potřebujeme se učit hospodařit s energií

Výzva: Energetická křivka

Každý z nás má svou typickou distribuci energie během celého dne. Časy a části dne, kdy se většinou cítíme plní síly, ale samozřejmě i časy, kdy jsme unavení a potřebujeme si odpočinout. Jednotlivé dny se od sebe můžou drobně lišit, nicméně většinou naše křivka energie vypadá každý den velmi podobně. 

Správné porozumění vlastní energetické křivce vede k větší všímavosti vůči vlastnímu tělu a potřebám, efektivnějšímu hospodaření se svým časem a v konečném důsledku samozřejmě i se svou energií a zdravím. 

Pojďte si po dobu sedmi dnů zaznamenávat svou energii na osy, které jsme pro vás připravili. Po týdnu může být zajímavé se zamyslet, jestli vaše aktuálně vyplněná energetická křívka “lícuje” s rozvržením vašeho pracovního dne. Možná budete mít chuť to rozvržení po této aktivitě trochu upravit.

Jako ukázka vám může sloužit první graf na následující stránce (odkaz ke stažení souboru).